Infor Expense Management(経費管理)

社員の経費は企業支出全体の中で驚くほど大きな割合を占めています。困難な経済状況において、こうした経費を追跡管理し、分析、コントロールできなければ大きなコスト削減機会を逃すことになります。
紙ベースの経費精算をインフォアのウェブベースの自動システムに切り替えることで、経費レポートの作成、承認、処理にかかる労力や時間、コストを劇的に削減することができます。Expense Reportsがあれば、支出を可視化、コントロールして現在の会計基準に準拠することができます。

 

概要

Infor Expense Managementは単なるエンドツーエンドな旅費経費管理ソリューションではありません。
出張にかかる経費の計画作成、支払要求の申請、承認プロジェクトやコストセンターの作業時間の記録、欠勤や残業金額の計算が可能です。直観的に使える統一
されたインターフェイスを、複数の統合アプリケーションが共有するので、簡単に覚えられ、保守が容易になります。Expense Managementがあれば、社員による企業支出の全てを包括的にコントロールできます。

Infor10 Expense Managementは、Travel Plans(出張計画)、Expense Reports(経費レポート)、Payment Requests(支払申請)、Timesheets(タイムシート)という4つのコアのモジュールで構成されています。各モジュールは、リアルタイムなポリシーの通知、ポリシーに違反するデータ入力時のアラート機能を提供し、出張計画や経費レポートが提出される前に、内容の修正や理由の説明などが可能になります。また、承認者へのアラート通知や必要な承認プロセス、航空券の手配や経費精算支払などのイベントの開始についてワークフローを設定することも可能です。さらにソリューション内のデータベースを分析
し、コストの削減余地を発見できます。

 

機能

Infor Expense Managementは、社内、移動中、そして世界中で利用できます。複数の言語と通貨、世界中の日時や日付形式に対応しています。

また、特定の事業部や地域だけにルールやポリシーを適用することも可能です。さらに、各国の日当や税規制、有効な税率、マイレージ率なども考慮します。


次のような機能を提供します:

  • 経費レポート—可視性とコントロール、紙ベースの経費精算をインフォアのウェブベースの自動システムに切り替えることで、経費レポートの作成、承認、処理にかかる労力や時間、コストを劇的に削減することができます。Expense Reportsがあれば、支出を可視化、コントロールして現在の会計基準に準拠することができます。出張者はオフラインクライアントを使い、オフィスや空港、あるいはタクシーの中など、いつでも都合のよい場所で経費レポートを作成、管理できます。アプリケーションにすでに設定されているプルダウンメニューから選択することで、データ入力を簡素化し、手入力によるミスを減らし、時間を節約できます。また、Expense Reportsはクレジットカードデータの取り込みが可能で、宿泊先情報(場所、客室料、税金、電話代等)や航空券データ(チケット番号、種発日、到着空港等)やレンタカー情報(場所、レンタル契約番号、利用開始日等)などの詳細なデータを自動的に経費レポートに入力できます。
  • 出張計画—支出の事前承認-多くの企業が出張や接待費の管理に悩んでいます。特に、出張中に発生する経費が必要経費なのかどうかを判断するのは困難です。Travel Plansは、企業の出張ポリシーを、実際に支出が発生する前に適用する方法を提供します。出張計画を作成するとシステムが企業ポリシーに準拠しているかどうかチェックでき、出張計画を提出して承認を得ることで、不必要な支出を回避できます。さらにTravel PlansはExpense Reportsとシームレスに連動して、出張計画を経費レポートに添付し、計画と実際の経費を比較できます。こうした情報があれば、承認者の意思決定に役立つだけでなく、豊富な分析機能を使って、将来的な予算計画を改善できます。
  • 支払申請—スピードの速いビジネス環境においては、社内の購買申請や発注プロセスを短縮し、すぐに商品やサービスを購入しなければならない場合があります。こうした購買申請は追跡不能となり、支出に関する情報が不明瞭になります。Payment Requestsは、こうしたギャップを解消します。
    Payment Requestsは、買掛金管理部門のワークロードを減らし、大幅なコスト削減を実現します。データの二重入力を減らし、自動チェックにより申請データが正確かつ完全であるようにして、正しいコストセンターやプロジェクトコードに課金されるよう支援します。経理部門以外の社員向けに設計されていますが、買掛金部門や購買担当者が社員に代わって支払申請を入力することも可能です。
  • タイムシート—社員の月給や時給計算のために労働時間を正確に記録することは、タイムリーに請求処理や給与計算を行う上で重要です。しかし、こうした業務は一般的に手作業で処理され、時間を浪費し、ミスが起こりやすいのです。Timesheetsはこのプロセスを簡素化し、社員がプロジェクトの作業時間や一般的な業務時間、欠勤時間を正確に報告し、短時間で報告完了できるよう支援します。Timesheetsは、作業時間を短縮し、エラーの調整を減らすことによって、請求サイクルを効率化し、売掛金回収日数を短縮して、最終利益の改善に貢献します。Timesheetsは、プロジェクトのリソースや収益性を追跡管理し、コストを正確に配賦するための有効なプロジェクト管理ツールとなります。社員のデータを記録し、作業内容やプロジェクトサマリーにすばやくアクセスできます。
  • モバイル端末への対応—Infor Expense Managementの携帯機器対応オプションがあれば、PDA機器を使い、いつでも、どこからでも経費レポートを作成できます。また管理者は、携帯端末から経費レポートを確認して承認することができます。これにより、時間を節約できるだけでなく、社員と管理者双方の移動性を高め、最高のパフォーマンスと迅速な応答性を実現します。
  • デジタル領収書管理—領収書を簡単にメールに添付したり、あるいはFAXすることでペーパレス化することができます。
  • 柔軟な導入オプション—インフォアは、Infor Expense Managementをお客様のニーズに最適な形で利用できるよう、他にはない様々なソフトウェアの導入オプションを提供します。ホスティングバージョンでインフォアにアプ
    リケーション管理を任せたり、ライセンスを購入してアプリケーションを自社で運用したりできます。

 

すべてのExpense Management モジュールには以下が含まれています:

  • データ入力時にポリシー違反があればアラートで警告し、理由を述べるか、あるいは訂正しなければ計画や経費レポートを提出できないようになっています。
  • アラートをレビュー、必要な承認を得て、初めて航空券の手配や経費精算というイベントがトリガーされます。
  • ソリューションのデータベースを分析し、支出の削減余地を探します。


さらに、 Infor Expense Managementは:

  • 分析やベンチマーク調査、支出傾向の把握のための情報をキャプチャし、ベンダーとの交渉に役立てます。
  • 多言語、多通貨に対応しています。
  • 企業カードデータとシームレスに統合できます。
  • あらゆる国際日付や通貨形式に対応します。
  • 独立した事業部や特定の地域に特別なルールやポリシーを適用することが可能です。
  • 国固有の賃金レートや税要件、様々なVAT率mマイレージ率に対応します。
  • 任意の支出を劇的に減らし、コンプライアンスと可視性、サードパーティの支出、エラーを削減します。
  • 他のインフォアシステムとシームレスに統合可能です。

効果

次のような利点が得られます:

  • 社員の支出ポリシーへのコンプライアンス向上
  • サプライヤとの効果的な交渉とリベート利用で
    コスト削減
  • 不要な出張・購買の削減
  • 文書の処理にかかる人員の削減
  • 管理者による承認時間の短縮
  • クライアントに請求する作業時間、有給支払の精度向上
  • 外国税の返還額の増加
  • 効果的な国内外の税処理で生産性向上
  • 社員による出張計画、経費レポート、作業時間の記録、商品・サービスの購入に要する時間の短縮

Infor Expense Management は、出張予算の無駄を削減し、より多くのマイレージを稼ぐことを支援します。

Infor Expense Management の差別化要因

 Infor Expense Managementは、他の経費精算システムとは異なる以下のような独自の機能を提供します:

お客様に固有のビジネス要件を満たすようにソリューションを合わせ、既存システムのインフラにプラグインすることができます。コンフィギュレーションが柔軟なパワフルなモジュールを使えば、ビジネス要件が変化してもコントロールすることができます。

経費入力、繰り返し可能な文書処理、自動ワークフロー、デジタル領収書や自動承認などを使って、一貫してポリシーを徹底し、社員の経費をコントロールすることができます。

様々な導入方法(オンプレミスやホスティングまたはサブスクリプション)、レポートツール(Data Warehouse、Business Objects、Cognosまたは BIRT)、様々なプラットフォーム(MS SQL Server、Oracleまたは DB2)を選択できます。

共通データやビジネスルールのテンプレート、ベストプラクティスのアプローチがあらかじめ組み込まれており、多言語、多通貨機能も備わっているため、TCOを低減することができます。

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